Tramite la procedura di importazione possiamo importare dati nelle seguenti tabelle del sistema:
Il formato file richiesto per l'importazione dei dati in Selly Erp è il CSV, con set di caratteri UTF8.
I TUOI DATI SONO SU FILE EXCEL? Da Excel puoi esportare i dati in formato CSV. Se non sai come fare, in alternativa, puoi utilizzare dei servizi online gratuiti dove potrai caricare il tuo file XLS e il sistema ti genera automaticamente il file CSV. Di seguito riportiamo due siti online gratuiti per convertire i file da XLS a CSV.
Prima di avviare le procedure di importazione dei dati è molto importante fare alcune considerazioni e definire bene alcune regole. In primo luogo per ognuna delle tabelle per le quali desideriamo eseguire un'importazione di dati è necessario definire quali sono i campi presenti nelle relativa tabella e le voci di ogni campo.
Prendiamo come esempio la tabella dei potenziali. In essa troviamo alcuni campi standard quali:
Ognuno di questi campi dispone di valori specifici, che peraltro possiamo adattare alle esigenze della nostra azienda. Non solo, Selly Erp consente inoltre di creare campi aggiuntivi nelle tabelle e per ogni campo definire valori specifici. Come puoi capire questi campi e i valori vanno definiti prima di eseguire qualsiasi importazione dei dati.
Queste impostazioni richiedono infine che i dati che desideriamo importare siano preparati per trovare corrispondenza con i campi e i valori presenti nelle tabelle di Selly Erp.
L'importazione di dati rappresenta una fase molto importante e delicata. Ti consigliamo di prestare attenzione e seguire attentamente tutti i passaggi. Un'importazione dati fatta velocemente e senza una corretta mappatura delle informazioni, può causare diverse problematiche di utilizzo delle procedure e con ogni probabilità causerà continui rallentamenti e blocchi dei flussi di lavoro.
Prima di caricare i dati con la procedura di importazione, dobbiamo necessariamente predisporre le tabelle di base di seguito indicate:
Per completare questa procedura dobbiamo accedere al menù Configurazione e quindi entrare nella procedura Liste valori e campi personalizzati selezionare il modulo Articoli e la voce Categoria per inserire/modificare i valori delle categorie e il campo udm per le unità di misura.
Con la medesima procedura possiamo selezionare il modulo aziende e campo gruppo per inserire la lista dei gruppi clienti che si desidera associare ai record di importazione e infine il modulo fornitori e campo gruppo per inserire la lista dei gruppi dei fornitori.
IMPORTANTE: le voci inserite con la procedura sopra descritta dovranno corrispondere esattamente con le voci presenti nel file di importazione
Il file deve contenere nella prima riga i nomi delle colonne. Ecco un esempio di file creato con un foglio elettronico per l'importazione dei potenziali:
Dal solito menù configurazione, entriamo nella procedura Importazione dati e si aprirà la seguente maschera:
Selezioniamo dunque la tabella per la quale si desidera eseguire l'importazione dei dati. Nell'esempio sopra Potenziali
Clicchiamo sul pulsante prosegui per passare alla fase 2
Spuntiamo la voce "la prima riga del file contiene i nome delle colonne" e clicchiamo su SCEGLI IL FILE DA IMPORTARE. Si aprirà la finestra che ci permette di selezionare il nostro CSV dalla cartella. Clicchiamo su prosegui e passiamo alla fase 3 dove dobbiamo mappare i campi di Selly Erp con i campi presenti nel file che stiamo importando.
In questa maschera troviamo come prima colonna la voce "Campo da importare" ovvero il campo di Selly Erp. Nella seconda voce "Colonna da cui leggere", ed è qui che dobbiamo selezionare il campo del file CSV che vogliamo associare. La terza voce "Valori presenti nel file" ci mostra i contenuti che sono presenti nella specifica colonna del file che stiamo importando. Questa anteprima ci aiuta a capire se stiamo mappando correttamente il campo in Selly Erp.
Premendo il pulsante SALVA, si aprirà una finestra dove possiamo inserire il nome della mappatura appena fatta. Questa funzione è utile in quanto potremmo in seguito ripetere altre importazioni e riutilizzare la medesima regola di mappatura.
All'avvio dell'importazione, il sistema elabora il file e carica i dati in Selly Erp. L'esito finale viene indicato nella maschera del risultato:
Come vediamo dalla videata sopra, il sistema ha importato correttamente 10 record. Eventuali errori vengono segnalati cliccando sul pulsante mostra dettagli, potremo verificare i problemi e quindi applicare le opportune modifiche.
Importante: potrebbe succedere che i dati importati non vanno bene, magari vogliamo aggiungere delle colonne o sistemare alcuni records. In tal caso possiamo cliccare sulla voce "elimina i record caricati" per tornare alla situazione precedente e quindi ripetere nuovamente l'importazione.
Come possiamo vedere nella griglia dei potenziali, i dati presenti nel file CSV sono stati regolarmente importati in Selly Erp.
La procedura sopra indicata può essere applicata per tutte le tipologie di tabelle indicate all'inizio di questo articolo.
