La guida alla scelta del programma di gestione magazzino
Hai deciso che è arrivato il momento di introdurre in azienda un nuovo software gestionale di magazzino ma non sai come procedere con la selezione.
Con questa guida ti aiuterò a definire alcuni importanti criteri di valutazione e contestualmente ti indicherò un elenco di 5 soluzioni software che potrebbero rispondere alle tue esigenze.
A cosa serve un programma per la gestione del magazzino?
In primo luogo il sistema ci aiuta a tenere il controllo delle giacenze delle merci e delle relative movimentazioni in entrata e uscita. Non solo, con questi programmi di gestione del magazzino possiamo velocizzare tutta una serie di operazioni, quali:
- Controllo dell’inventario e relative valorizzazioni
- Carico e scarico degli articoli da un magazzino
- Trasferimento articoli tra i diversi magazzini
- Controllo delle scorte minime degli articoli
- Tracciabilità dei articoli gestiti a matricole o lotti
- Preparazione di liste di prelievo degli articoli da spedire
L’elenco ovviamente non finisce qui, si potrebbe continuare con altre funzionalità, più avanzate, che solitamente troviamo in aziende che gestiscono importanti volumi di movimentazione di articoli e si affidano ai software e alle tecnologie digitali per velocizzare le operazioni e per acquisire un vantaggio competitivo. Tra queste l’uso di terminali dedicati per la lettura di codici a barre o tag RFID, strumenti evoluti per il picking degli articoli (picking robot), algoritmi di ottimizzazione delle ubicazioni e delle procedure di carico. Insomma l’argomento è molto ampio e articolato e per questo non è sempre semplice orientarsi quando si tratta di scegliere un software per la gestione del magazzino.
Un cenno ai nuovi trend tecnologici per la gestione dei magazzini
Anche se non è l’obiettivo di questo articolo, ritengo comunque interessante menzionare alcune nuove tecnologie che stanno rivoluzionando i sistemi di gestione del magazzino. In generale si tratta di nuovi trend che interessano le aziende di logistica, o distribuzione/e-commerce con importanti volumi di operazioni. Tecnologie quali robot, droni, dispositivi a guida autonoma e IoT (Internet of things), software con avanzati algoritmi basati su sistemi di intelligenza artificiale, porteranno ad una vera rivoluzione dei sistemi di gestione automatizzata del magazzino.
Software di magazzino in Cloud o On-premise?
Apparentemente potrebbe sembrare poco rilevante decidere se acquistare un software che si installa sui server aziendali (on-premise) o utilizzare una procedura in cloud (online). Tuttavia questo aspetto è decisamente importante e può condizionare molti aspetti della gestione aziendale. Ritengo dunque importante approfondire questo argomento per aiutarti a comprenderne i vantaggi.
Accedere in tempo reale alle giacenze di magazzino, ovunque ti trovi, è sicuramente uno dei primi elementi da tenere in considerazione. Se la tua azienda si avvale di una rete di venditori e questi devono consultare la disponibilità dei prodotti, con un software gestionale in Cloud tutto questo è semplice ed immediato.
Altro caso importante è quando devi gestire le giacenze su più magazzini ubicati su località diverse. Gestire le operazioni di ricezione merce e spedizioni su più magazzini e poter disporre di dati aggiornati in tempo reale è di fondamentale importanza. Con il Cloud non dovrai gestire complicate operazioni di sincronizzazione delle giacenza tra i vari magazzini. Ogni transazione aggiorna i dati in tempo reale e tutti gli utenti del sistema potranno operare con informazioni precise e sempre disponibili.
Alta disponibilità del sistema per gestire operazioni continue H24. Questo aspetto è molto importante quando si lavora con sistemi e-commerce, sia per la vendita diretta ai privati, sia per la gestione di vendite b2b. La sincronizzazione delle giacenze di magazzino con le transazioni di vendita online devono funzionare sempre H24. In tal caso un sistema di gestione del magazzino in Cloud offre livelli di servizio e disponibilità molto più elevati rispetto alla controparte on-premise. Soprattutto non si corre il rischio di acquisire degli ordini e poi non riuscire ad effettuare la consegna in quanto il prodotto non è più disponibile.
Infine con il software in Cloud non dovrai preoccuparti di fare backup dei dati, gestire i server fisici, gli aggiornamenti dei sistemi e dei programmi. Tutte operazioni che richiedono competenze interne e costi di gestione.
Riassunto dei vantaggi di un software gestionale magazzino in Cloud
- Accessibilità dei dati H24 ovunque ti trovi
- Dati aggiornati in tempo reale per magazzini su più sedi
- Alta affidabilità di accesso per gestione siti di e-commerce
- Servizi di backup e aggiornamenti infrastruttura inclusi nel canone di servizio
Tipologie di programmi per la gestione del magazzino
- A- Software specifici focalizzati esclusivamente sulla gestione della movimentazione merce/inventari
- B- Sistemi Erp avanzati per la gestione di medio grandi imprese
- C- Software gestionali integrati con funzioni di gestione del magazzino per piccole imprese
A- Programmi specifici focalizzati sulla gestione del magazzino
Rientrano in questa tipologia tutti i software che sono stati progettati esclusivamente per gestire le operazioni di magazzino. Si tratta di procedure molto specifiche che offrono molte funzioni per una gestione avanzata del magazzino. Vengono definiti sistemi verticali appunto in quanto non si occupano di altri aspetti della gestione (es: ordini di vendita, ordini di acquisto, fatturazione etc) ma sono dedicati esclusivamente al controllo delle giacenze, alla rilevazione dei prodotti con bar-code, sistemi di ottimizzazione delle scorte, e molto altro.
In certi casi possiamo trovare delle soluzioni specifiche per certi settori. Software sviluppati per automatizzare il più possibile le operazioni di magazzino di aziende che operano in settori specifici e con esigenze molto particolari, quali ad esempio il settore farmaceutico, alimentare, automotive etc..
Tipicamente queste procedure sono dedicate alla fascia medio alta del mercato e richiedono progetti di implementazione a volte molto importanti. Tuttavia sono presenti nel mercato delle soluzioni più semplici, pensate per piccole imprese, che svolgono molto bene la parte di gestione del magazzino.
Un aspetto da tenere in considerazione con questo tipo di sistemi è l’integrazione con le altre procedure aziendali, ovvero: programmi per la gestione degli ordini di vendita e acquisto, gestione amministrativa, crm per citare i principali.
B- Sistemi Erp avanzati per la gestione di medio grandi imprese
Per aziende strutturate, che devono gestire processi complessi con organizzazioni presenti in più paesi, la soluzione di magazzino più tipica è quella che troviamo abbinata ai sistemi integrati Erp. Nel mercato sono presenti soluzioni Erp che offrono avanzati software di gestione del magazzino. Il vantaggio di operare con un unico sistema integrato è innegabile e in questi casi le procedure di gestione del magazzino sono direttamente collegate con il ciclo delle vendite e degli acquisti, con il sistema di controllo gestionale e con tutte le procedure aziendali che in qualche modo devono consultare i dati delle disponibilità dei prodotti a magazzino (procedure e-commerce, moduli di gestione dell’assistenza clienti per le disponibilità dei pezzi di ricambi, cataloghi prodotti, procedure di raccolta ordini da parte degli agenti e molto altro).
C- Software gestionali integrati con funzioni di gestione del magazzino per piccole imprese
Questa tipologia di procedure è quella che solitamente troviamo nelle piccole/medie aziende. Si tratta di programmi gestionali che replicano il concetto di sistema integrato Erp ma con un approccio molto più semplice e snello. Sono sistemi in grado di coprire le esigenze gestionali di tutta l’azienda, a partire dalla gestione delle vendite, acquisti, magazzino, amministrazione. Per quanto riguarda l’aspetto specifico di gestione del magazzino, consentono di controllare la movimentazione in ingresso e uscita delle merci, eseguire velocemente inventari e valorizzazioni. Ottimizzare le scorte di magazzino per far fronte alle richieste delle vendite, analizzare l’indice di rotazione a magazzino per determinare le quantità di prodotti da stoccare. Si tratta dunque di sistemi che consentono una gestione completa di tutte le più rilevanti operazioni della gestione di uno o più magazzini.
Lista dei programmi di gestione del magazzino selezionati
Premessa
La lista è stata creata prendendo in considerazione esclusivamente i software basati su tecnologia Cloud e come target le piccole e medie imprese.
Ho selezionato 5 piattaforme software che rientrano nelle principali tipologie di sistemi descritti nel paragrafo precedente.
- Zoho Inventory (software specifici per il magazzino)
- Easy WMS
- Oracle NetSuite (Sistema Erp Integrato per medio/grandi imprese)
- Odoo (Sistema Erp per medie imprese)
- Selly Erp (gestionale integrato per piccole/medie imprese)
Zoho Inventory (Software specifico per la gestione magazzino)
Soluzione Cloud per la gestione del magazzino, ideale per aziende e-commerce, grossisti e rivenditori che ricercano una piattaforma molto intuitiva e semplice da utilizzare.
Si tratta di un sistema sviluppato specificamente per le operazioni di gestione del magazzino, integrabile con altri sistemi gestionali/erp. Facendo parte della suite di applicazioni di Zoho, puoi beneficiare dell’integrazione nativa di Zoho Inventory con Zoho Books, il programma di gestione contabile per piccole imprese. Va comunque segnalato che Zoho Books è un software internazionale e non implementa ad oggi funzioni native di fatturazione elettronica come richiesto dalla normativa Italiana vigente.
Zoho Inventory prevede la possibilità di collegare molteplici canali online, dai più famosi marketplace Amazon, Ebay, Etsy alle piattaforme di e-commerce più diffuse, quali Shopify, Magento, Woocommerce, Zoho Commerce, Opencart e molti altri.
Sono inoltre presenti i connettori con gli spedizionieri quali: Aftership, UPS, Easypost, Easyship, Envia e USPS.COM.
Tra le principali funzionalità del sistema troviamo:
- Controllo dell’inventario
- Gestione multi-magazzino e trasferimenti merci tra i vari magazzini
- Catalogo dei prodotti
- Gestione codice a barre
- Livello di riordino per articolo
- Gestione giacenze e tracciabilità articoli a seriale e a lotto
- Gestione ordini di vendita
- Multi-valuta
- Analisi del venduto per canale di vendita
- Creazione dei pacchi per le spedizioni
- Stampa etichette di spedizione e calcolo dei costi dello spedizioniere
Prezzi: € 99/mese versione Professional (5 utenti, fino a 5 magazzini, 7500 ordini/mese)
Easy WMS (Software verticale per gestione magazzino)
Sviluppato dalla società Mecalux, Easy WMS è un software specifico per la gestione avanzata del magazzino. Rientra dunque nella tipologia di software verticali (tipo A) che si possono integrare con i sistemi gestionali Erp presenti in azienda.
Il prodotto si posiziona su una fascia più alta rispetto a Zoho Inventory ed è indicato da Gartner come uno dei prodotti leader di mercato. Easy WMS può essere impiegato per la gestione classica del magazzino, con l’uso di documenti, mediante dispositivi in radiofrequenza e con magazzini automatici, anche di grandi dimensioni.
Il sistema copre tutte le fasi di gestione del magazzino, dalla fase di ricevimento delle merci, il relativo stoccaggio, la preparazione e le spedizioni.
Disponibile in Cloud, Easy WMS presenta 3 principali configurazioni, una adatta alle PMI con esigenze standard, una versione intermedia per aziende con esigenze più avanzate e una terza versione (enterprise) dedicata ad aziende molto complesse con esigenze di personalizzazioni elevate.
L’elenco delle funzionalità di Easy WMS è molto esteso e per questo mi limito a indicare le funzioni avanzate.
- Gestione di strategie e regole di ubicazione
- Riapprovvigionamento diretto nell’ubicazione di picking
- Gestione dei limiti di ubicazione
- Riapprovvigionamento top off
- Regole di assegnazione stock
- Gestione dei carichi
- Picking per gruppi
- Visualizzazione grafica del magazzino e dello stock
- Conteggio guidati
- Distribuzione automatica attività agli operatori in base alle aree di lavoro e mezzi
Prezzi: non disponibili pubblicamente.
Oracle NetSuite (Sistema Erp integrato)
Passiamo ora ai software Erp integrati per la gestione globale dell’impresa. La piattaforma Oracle NetSuite è certamente uno dei prodotti di riferimento nel mercato dei sistemi Erp e tra i leader indiscussi quando si parla di Erp in Cloud.
Nella classifica di Capterra lo troviamo al primo posto tra i sistemi di gestione del magazzino (Warehouse Management Software). Come dicevamo in precedenza, queste piattaforme software sono dotate di funzioni per la gestione globale di aziende medio grandi. Le funzioni di gestione del magazzino sono un sottoinsieme di tutte le altre funzioni che il sistema Erp mette a disposizione per gestire tutti i reparti e i processi gestionali dell’azienda.
Con Oracle Netsuite l’azienda può gestire più sedi e più magazzini con un unico sistema integrato, può controllare tutte le operazioni di contabilità e fiscalità delle proprie sedi anche se ubicate su paesi con fiscalità differenti.
Parliamo insomma di sistemi molto articolati che richiedono una fase iniziale di configurazione piuttosto impegnativa, del resto devono supportare tutta la gestione operativa di un’azienda.
Il set di funzionalità è veramente molto esteso e per quanto riguarda la gestione del magazzino, tra i punti di forza di Oracle NetSuite c’è il controllo in tempo reale dell'inventario dei prodotti presenti su più magazzini e venduti tramite i diversi canali di vendita (online, negozi, venditori etc). La possibilità di utilizzare i sistemi di ottimizzazione delle scorte basandosi sulle previsioni di vendita, sulla rotazione media per articolo, sui tempi di consegna dei fornitori. Tutto sempre collegato in tempo reale alla contabilità centrale per analisi e controlli avanzati delle marginalità.
Anche per Oracle NetSuite l’elenco delle funzionalità è veramente molto esteso e quindi mi limiterò ad indicare le funzionalità che lo contraddistinguono maggiormente:
- Aggiornamento dinamico dei punti di riordino calcolati in base alla stagionalità, ai tempi di consegna, alle previsioni di vendita.
- Controllo puntuale delle giacenze per garantire sempre la copertura di stock sui vari magazzini dell’azienda e su tutti i canali di vendita
- Gestione dei prodotti a variani e procedure di creazione automatica dei codici articolo SKU
- Allocazione automatica dei prodotti nelle relative ubicazioni del magazzino
- Gestione del picking e del packing automatizzato per grandi volumi di movimentazione delle merci
- Gestione completa dei resi e dei rimborsi (controllo garanzie, riparazioni, sostituzioni prodotti difettosi)
- Calcolo automatico del costo totale dell’articolo (landed cost) che considera tutti i costi che sono intervenuti dalla fase di acquisto alla consegna al cliente (trasporto, dogane, assicurazioni, costi amministrativi, costi di stock etc).
Prezzi: a partire da € 450/mese
Odoo (Sistema Erp Integrato)
Anche in questo caso parliamo di un software Erp integrato pensato per aziende di media dimensione. Dispone di moltissimi moduli verticali che fanno questa piattaforma un’ottima soluzione per chi deve realizzare progetti gestionali che necessitano di personalizzazione e modifiche alle procedure applicative.
Considerato da Capterra uno dei player di riferimento per le procedure di gestione del magazzino, Odoo prevede un’offerta funzionale molto completa e interessante per un’azienda che vuole gestire con un unico sistema molteplici magazzini e controllare in tempo reale gli inventari degli articoli.
Si parla di tracciabilità totale grazie al sistema di inventario a partita doppia. Il sistema consente infatti di seguire ogni movimento della merce dalla fase dell’ordine di acquisto, alla collocazione nel magazzino, fino alla consegna al cliente.
Tra le funzioni di Odoo, segnalo:
- Controllo merce ricevuta rispetto all’ordine fornitore
- Gestione degli scarti e relativa reportistica di analisi
- Trasferimenti di stock dalle diverse ubicazioni e verso altri magazzini
- Gestione imballaggi e creazione dei codici a barre per i pacchi
- Inventari per singolo articolo, lotti di bancali/scatole
- Gestione del dropshipping
- Cross-docking
- Gestione portale cliente per consultazione ordini e stati delle consegne
- Valorizzazione FIFO, costo medio e costo standard
Prezzi: € 98/mese per 5 utenti (moduli contabilità, acquisti, vendite, inventario)
Selly Erp (Programma gestionale integrato)
Software gestionale magazzino per piccole aziende che offre le funzioni principali di gestione del magazzino, integrate con la gestione dei clienti, le vendite, gli acquisti e l’amministrazione.
Il sistema si caratterizza per l’estrema semplicità d’uso e per i tempi rapidi di configurazione ed implementazione. A differenza dei sistemi Erp strutturati, che quasi sempre richiedono progetti di implementazione mediante complessi e costosi, Selly Erp mette a disposizione delle funzionalità standard pronte all’uso e procedure di configurazione molto veloci.
Il sistema è stato progettato per fornire alle aziende commerciali e/o di servizi, un unico sistema di gestione in grado di supportare tutte le attività di vendita, la gestione dei clienti, i fornitori e la gestione del magazzino.
E’ possibile integrare Selly Erp con le più importanti piattaforme di e-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento, PrestaShop), grazie al modulo di integrazione Integromat. Con questa tecnologia si possono interconnettere a Selly Erp oltre 500 applicazioni Cloud, utilizzando innovative procedure di disegno dei processi con regole personalizzate.
E’ inoltre disponibile l’integrazione diretta con Google Workspace con sincronizzazione delle email nelle schede dei contatti del CRM, sincronizzazione appuntamenti e documenti Google Drive.
Per quanto riguarda le funzioni di gestione del magazzino presenti in Selly Erp:
- Controllo dell’inventario
- Gestione multi-magazzino e trasferimenti merci tra i vari magazzini
- Catalogo dei prodotti e listino articoli
- Indice di rotazione articolo e scorta minima
- Livello di riordino per articolo
- Controllo ordini inevasi e merce da ricevere dal fornitore
- Gestione giacenze e tracciabilità articoli a seriale e a lotto
- Gestione ordini di vendita multi-valuta
- Gestione ordini di acquisto multi-valuta
- Ricezione merce
- Liste di prelievo
- Analisi del venduto per articolo/categoria articolo, per cliente
